Verwaltungsvorgänge im Personalbereich vereinfachen und beschleunigen

Antrag:

Das Direktorium wird gebeten, in Absprache mit dem Personal- und Organisationsreferat (POR) ein externes Gutachten in Auftrag zu geben – mit dem Ziel, Möglichkeiten aufzuzeigen, wie die Verwaltungsvorgänge im Personalbereich (Stellenbesetzungen, Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen, Stellenbewertungen etc.) vereinfacht und beschleunigt werden können.

Begründung:

Verwaltungsvorgänge im Personalbereich, in denen in der Regel sowohl die betroffenen Fachreferate (und hier oft mehrere Organisationseinheiten) als auch das POR (z.T. mit mehreren Abteilungen) eingebunden sind, binden personelle Ressourcen.

Stellenbesetzungsverfahren können sich zum Teil über ein Jahr ziehen, was sich gerade bei begehrten Fachkräften negativ auswirken kann. Bei Stellenbesetzungsverfahren sind z.B. nur in einer Abteilung des POR (P 5) 36 Teilprozesse zu durchlaufen. Und auch bei der Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen sind auf der Basis der sog. „analytischen Stellenbemessung“ zahlreiche Verfahrensschritte und oft langwierige Abstimmungen zwischen Fachreferat und POR vonnöten. Viele dieser Verfahrensstrukturen sind gesetzlichen oder tariflichen Rahmenbedingungen sowie der notwendigen Gründlichkeit der Entscheidungsvorbereitung geschuldet.

Dennoch bleibt es Aufgabe, immer wieder neu zu prüfen, inwieweit Prozesse vereinfacht, verschlankt, beschleunigt werden können und inwieweit sich Doppelarbeiten und - strukturen vermeiden lassen. Ein bestmöglicher Service für die Fachstellen auch im Sinne schneller Verfahren sowie Wirtschaftlichkeit durch effiziente und schlanke Strukturen sind hier Ziele.

Dabei ist u.a. zu prüfen,
- inwieweit Prozesse durch Reduzierung der Verfahrensschritte vereinfacht und beschleunigt werden können und Service Level Agreements sinnvoll sind;
- inwieweit elektronische Verfahren der Beschleunigung dienen können.

Da der Blick von außen häufig neue Perspektiven eröffnet, ist hier ein externes Gutachten sinnvoll.

Dr. Florian Roth (Initiative)
Christian Amlong
Irene Schmitt

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